Déménagement professionnel: comment s’organiser?

Besoin d’espace, de développement des activités ou d’agrandissement de la famille…? De nombreuses raisons peuvent vous pousser à déménager de vos locaux. Le virage du déménagement est difficile à négocier. Pour éviter tout désagrément, il est préférable de bien s’organiser et de ne pas s’y prendre au dernier moment. Si vous négligez cette étape importante, cela peut avoir des retombées négatives sur votre vie. Voici quelques conseils pour déménager et louer son condo l’esprit serein.

Assurer la communication autour de son déménagement

Dès que vous prenez la décision de déménager, vous devez informer votre entourage, votre famille, vos collègues et amis afin que chacun ait le temps de se préparer. Cette étape est importante, car elle permet d’éviter que vos proches ne soient pris au dépourvu. Pour les entreprises, la communication autour du déménagement permet d’anticiper les conflits entre les collaborateurs en les impliquant dans le processus de déménagement. Ainsi, le déménagement est accepté par tous. Il ne faut pas oublier d’informer aussi les clients.

Respecter les délais de préavis du bail d’habitation ou commercial

Le locataire d’un logement d’habitation meublé peut donner congé à tout moment. Mais il doit respecter les délais et les conditions de forme. Le congé peut être notifié au locataire par acte d’huissier, remise en main propre (contre récépissé ou émargement) ou lettre recommandée. Le délai de préavis est en général d’un mois.

Dans le cas du bail commercial, le délai de préavis est en général de six mois. Le locataire doit donc prévenir son bailleur par acte d’huissier ou lettre recommandée dans un délai minimal de six mois avant la date de déménagement. À partir de ce moment, vous pouvez organiser votre déménagement en toute légalité.

Rechercher de nouveaux logements adaptés à ses besoins et préparer ses cartons

À cette étape, vous devez trouver des locaux idéalement situés et moins chers. Pour y arriver, vous pouvez poster des annonces dans un journal, faire des recherches sur des sites spécialisés ou contacter des entreprises de gestion immobilières.

En attendant de trouver de nouveaux locaux, vous pouvez commencer par mettre vos affaires en carton. Triez tous vos effets, jetez ou donnez ceux qui sont inutiles et gardez un œil sur vos objets de valeur.

Le changement d’adresse et la mise à jour de vos documents professionnels

Dès que vous avez une nouvelle adresse professionnelle, déclarez-la auprès des administrations françaises ainsi qu’à tous vos partenaires, clients et prestataires par simple courrier ou par mail. Mettez également à jour votre site internet.

Progressivement, il va aussi falloir modifier l’adresse sur tous vos documents officiels (cartes de visite, brochures, lettres à en-têtes etc.). Vous pouvez profiter de ce déménagement pour revoir le design de votre visuel de communication ou bien au contraire préférer la continuité de forme dans une période déjà bien chargée en changements.

Essayez d’organiser progressivement ce changement en laissant vos stocks actuels de documents s’épuiser naturellement pour assurer une transition sans trop de gâchis et être prêts à imprimer de nouveaux documents dans les semaines qui précèdent le déménagement effectif de vos bureaux. Tout est affaire de synchronisation !

Anthony